I. Bilan de l'année précédente

I.1 Administration de l'association

Le siège social de l'association a déménagé, il ne se trouve plus au 2 rue tournefort mais au 31 rue Gambetta, 44000 Nantes, toujours au domicile d'Hélène Gaudissard.

Nous avons établi un formulaire d'inscription qui sera bientôt mis à la disposition des futurs membres, et nous avons commencé à rédiger le règlement intérieur de l'association.

Une des plus grandes avancées réside dans la création de notre compte en banque. Nous sommes à présent clients du Crédit Mutuel ce qui nous permet de gérer notre argent plus facilement.

A ce jour, le solde de l'association se porte à 764,98€. Ces revenus sont en partie dus aux publicités présentes sur le site web Poudlard12 dont la fréquentation est en hausse. Nous prévoyons des dépenses prochainement pour le renouvellement de certains noms de domaine pour le site web Poudlard12 ainsi que le renouvellement de son hébergement.

I.2 Organisation d’évènements

Nous avons proposé notre première « Colonie Harry Potter » avec l'aide de l'association Adhco. Nous n'avions pas de réel rôle dans l'organisation de la colonie puisque c'est Adhco qui a mis les locaux à disposition, géré les inscriptions et embauché les animateurs. Cependant, nous savons à présent que notre projet est viable et qu'il rencontre du succès !

Nous avons également choisi de supporter les équipes françaises de Muggle Quidditch dans leur entreprise. A ce titre, nous avons créé un site web (http://quidditch.fr) et nous proposons gratuitement des blogs pour les différentes équipes (pour l'instant nous hébergeons les équipes de Nantes et de Toulouse).

II. Projets

II.1 Gestion de Poudlard12

Nous prévoyons d'améliorer l'hébergement de Poudlard12 en passant l'intégralité du site web sur un serveur dédié. Cela nous permettra d'avoir la maîtrise complète de l'environnement et de pouvoir le configurer de façon optimale.

II.2 Organisation d'évènements

Nous souhaitons renouveler le projet « Colonie Harry Potter » en prenant plus d'indépendance vis-à-vis d'Adhco. En effet, nous aimerions gérer nous même les inscriptions des enfants et participer au recrutement des animateurs pour le séjour.

Nous nous sommes engagé dans l'organisation et la subvention de la « Journée Harry Potter » Nantaise du 30 octobre 2011. Cela implique que l'association sera "responsable" des membres participant à la JHP et qu'elle devra investir une partie de son budget pour financer la réservation d'une salle et les logements des participants. A l'avenir, nous espérons pouvoir proposer notre aide (financière notamment) à toute personne voulant organiser une JHP, sous certaines conditions.

III.3 Organisation interne de l'association

Nous souhaitons répartir les différentes charges de l'association dans plusieurs commissions. Les commissions sont des groupes de membres travaillant sur un domaine d'action de l'association. Les membres peuvent évidemment appartenir à plusieurs commissions, ou à aucune d'entre elles.

Nous avons envisagé les commissions suivantes :

  • La commission "Poudlard12" sera chargée de la gestion du site Poudlard12.com. Nous pensons qu'elle pourrait être formée par la direction de Poudlard12, ce qui impliquerait que ses membres soient adhérents à l'association.

  • La commission "Évènementiel" sera en charge des JHP, SHP, CHP et autres évènements qui impliqueraient l'association.

  • La commission "Communication/Promotion" fera la publicité de l'association et essayera de nous faire connaître auprès des autres organismes.

III. Présentation du formulaire d'inscription

Nous avons décidé de ne faire qu'un seul formulaire pour les personnes morales et les personnes physiques. Le formulaire d'accord parental pour les mineurs de moins de 16 ans restera cependant indépendant.

Nous présenterons le nouveau formulaire d'inscription aux membres de Poudlard12 lors de la JHP de Nantes, et il sera ensuite mis en ligne et disponible au téléchargement.

Les inscriptions ne se feront pas en ligne dans un premier temps, nous pensons qu'il vaut mieux que les futurs membres nous envoient le formulaire ainsi que la cotisation par la poste ou nous les donnent en main propre, pour le moment.

IV. Renouvellement du bureau

  • Seule candidate au poste de présidente de l'association, Hélène Gaudissard a été renouvelée à son poste.

  • Seul candidat au poste de trésorier de l'association, Thierry Boisseau a été renouvelé à son poste.

  • Seule candidate au poste de secrétaire, Marion Gauthier a été renouvelée à son poste.

Les votes ont été unanimes.

V. Divers

Pas d'ajouts à faire de la part des personnes présentes.